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好习惯被管理者严重低估了!深刻影响员工的积极性

时间:2020-04-25 17:06 来源: 重庆118百科知识网 网址: www.cqrsksw.cn 编辑:小多

在日常的工作中,你是否倾向于说出自己对他人的看法?

对于他人的努力,你是否给予客观的表扬或批评?

相信日常工作中,很多管理者对于以上问题的回答是否定的,他们不擅长处理反馈,很多情况下宁愿选择回避问题。

然而,给予反馈对管理者来说是一个很好的沟通机会,不仅能够更了解他人、发展和保持良好的工作关系、取得管理者预期的成果,而且能提高管理者的自我意识。

既然反馈如此重要,管理者又该如何做呢?以下,Enjoy:

常识君|有话说

被管理者严重低估的好习惯!深刻影响员工积极性

作者:季益祥

来源:管理的常识(ID:Guanlidechangshi)

作为微软的创始人,全球最富有、最有影响力的人之一比尔·盖茨对教练推崇备至。

他在2015年TED演讲中,开场第一句话就是:“Everyone needs a Coach.”即每个人都需要一位教练,因为我们需要得到别人的反馈,这样我们才能进步。

他在演讲中提到,有一群人,他们几乎收不到系统化的反馈信息来提高他们的工作效率,而这群人从事着世界上最重要的职业之一—老师。

调查显示,中小学老师们能得到的唯一反馈就是“满意”。

对此,他捐献了5亿美元给学校,安装了摄像系统,通过摄像系统的反馈,帮助老师更好地改善行为,进而带来教学效果的提升。

有效反馈是指对被指导者的行为以及行为的影响,用语言进行描述并传递给对方,是促进被指导者行动的技术。

反馈的核心要素是观察,要仔细观察发生的事情,并清楚地表达观察到的内容。这并不是说要始终保持客观,不进行任何评论,只是强调要将观察与评论区分开来。

如果混淆了观察与评论,对方容易理解为受到了批评,因而产生防卫的心理。

01

缺乏反馈

是员工产生倦怠感的原因

对员工进行反馈很重要,但大多数管理者都缺乏反馈的知识和意识,如果缺乏反馈,管理者的工作难度就会增加。

例如,员工把工作完成得非常好,并且超出了管理者的预期,但管理者没有给予任何反馈,员工就会怀疑工作完成得是否正确。

因为缺乏反馈,员工在下一次工作过程中,甚至可能会将正确的事情做错。

员工正确的行为没有得到反馈就无法强化。而员工做错时没有得到反馈,同样的错误就会反复出现。所以反馈是管理者提高绩效的一个重要工具,也是一项非常重要的管理技术。

反馈是一个重要的激励手段,基于不同的行为和目的,它又被分为两种不同的激励方式:

积极性反馈(BIA):英文单词Behavior Impact Appreciation的缩写,是指在员工达标、超出期待以及做出卓越成绩的时候,通过指出被指导者优秀的行为和取得的成果,以增强被指导者自信心的表扬和认可的行为。

发展性反馈(BID):也叫作建设性反馈,是英文单词Behavior Impact Desired Behavior的缩写,是指当被指导者有不恰当的行为时,通过指出被指导者错误的行为以及需要改善的地方,帮助被指导者制订改进方案的行为。

这两种行为就是我们常说的表扬和批评,虽然它们听起来非常简单,但对很多管理者来说是非常大的挑战。管理者特别容易犯几个错误:

1.不反馈,或者叫作漠视

当员工做得特别好的时候,他们也没有特别的表示,还是和往常一样。没有任何反馈,员工的成就感会大幅度降低,甚至在内心怀疑这件事到底有没有做好,时间久了、次数多了,员工的职业倦怠感就产生了。

2.以一种非常空洞而且恭维意味十足的方式对员工进行表扬

这样的反馈方式不会起到强化对方行为的作用和价值。

行动教练认为反馈很重要,是因为反馈可以让员工保持正确的行为,不用管理者一遍一遍地叮嘱,日后可以自发地完成某项工作,这也是反馈的内在价值。

而恭维对方的表扬并不会对员工产生激励作用,反而会让员工觉得很假。

被管理者严重低估的好习惯!深刻影响员工积极性

02

积极性反馈

让员工越来越优秀

积极性反馈简称BIA,是由三个英文单词的首字母组合而成:Behavior行为、Impact影响、Appreciation欣赏和感谢。

1. B代表Behavior行为

行为非常重要,积极性反馈首先要求反馈必须讲求行为,因为没有行为描述的积极性反馈就是恭维,就是拍马屁。所以想要用BIA来激励他人,要从对方的具体行为开始,积极性反馈必须指出具体行为好在哪里。在能够指出对方做得好的具体行为时,说明你真的关注了对方,这样你的积极性反馈才是真诚的,你的夸奖才有效。

2. I是Impact影响

说完行为后,要强调对方的行为对他人或团队产生了怎样积极的影响,让他知道他的行为所产生的意义和价值,提高他对做这件事的意愿度和成就感。

3. A是Appreciation欣赏和感谢

说完行为和影响后,要向对方表达你发自内心的欣赏和感谢。一句简单的感谢,就可以让他人产生巨大的能量。

被管理者严重低估的好习惯!深刻影响员工积极性

积极性反馈BIA

每个员工都希望自己的工作是在为公司做贡献,而不是可有可无的存在,所以当员工的行为发生积极的改变时,管理者一定要把这种行为描述出来。

一旦管理者这样做了,对方会认为他是受到关注的,而且表扬是针对他一个人而不是对所有人的,会让他感到这个赞扬是独特的。

员工被表扬后就知道什么样的行为是管理者认可的,这就意味着类似的事情以后不需要管理者再叮嘱了。

积极性反馈不仅可以激励他人,还可以改变给予反馈的人。

当你总是关注事情积极的一面,你会惊奇地发现,你对事情的看法也随之改变了。当你在做积极性反馈时不妨留意一下,看看自己是否也很开心,是否内心也充满了能量。

需要注意的是,有些管理者在表扬员工时经常会说:“你这件事做得真棒!”虽然对方也很开心,但是他并不知道究竟哪里做得棒,所以这样的表扬没有实质性的意义。

如果能够具体指明被指导者什么地方做得好,对方就会清楚什么样的行为是被认可的,而且说明管理者真的注意到了员工优秀的表现而不是泛泛地恭维。

另外通过给予积极性反馈,员工就会知道管理者对他们工作的评估是公正的,由此他们会更愿意听取管理者的反馈。

另一个需要管理者注意的是,不要用评判代替观察到的行为

比如“你经常过来”是评判而不是对行为的描述,改成行为就要说:“我看到你每周至少过来3次。”

再比如 “你总是积极配合我”也是评判而不是行为描述,改成行为描述要说:“我最近组织了3次活动,每次都看到你第一个报名参加。”

举个正确使用BIA的例子:

“小李,我看到你提前一天就完成了我交给你的任务,为我们整个团队的进度节约了一整天的时间,这点我特别感谢你。”

这段话中同时包含了行为、影响、欣赏和感谢三个要素,而听到这句话的下属,就会非常清晰地知道,是提前一天完成任务的这个行为得到了管理者的认可,这会让他打从心里愿意强化这个行为。

及时的表扬让员工意识到管理者是非常关注自己的,所以要把这份工作做得更好。

被管理者严重低估的好习惯!深刻影响员工积极性

03

发展性反馈

对事不对人

和积极性反馈一样,发展性反馈也分成三段式:

首先描述对方不正确的行为,

其次讲述不正确的行为造成的影响,

最后表达自己对对方改变行为的期待。

发展性反馈一定要描述对方错误的或不恰当的行为,这是对事不对人的基础。因为发展性反馈对事不对人,所以管理者可以随时指出员工错误的行为,这样就可以避免让对方产生抵触情绪。

比如,员工迟到了,你千万不要说:“小李,你怎么又迟到了?你怎么就不能做到守时呢?”这样说就是一下子否定了这个人。

管理者应该描述行为,让对方清楚地了解这件事,比如,“小李,今天的培训我们约定的是9点钟开始,结果我发现你9:50才进入会场。”

这样的说法就是客观地描述了行为,对方完全能够接受。

说完行为之后就是影响:“因为你迟到了50分钟,前面老师分享的关键内容你就没有学到,这会影响你一天的学习效果。”

这样说就是告诉了对方这样的行为会给他造成什么样的影响。影响可以是对他自己的,也可以是对其他人的。

最后要表达对他的期待,需要注意的是,期待一定要具体,千万不能说“我希望你明天早一点儿”,或者“我希望你下次别迟到”,而要说:“我希望下次培训的时候,你能提前10分钟进入会场。”这样的期待就非常清晰了。

在进行发展性反馈的时候,建议用“我”开头。比如说“你每周只来一次”就有点儿指责的意味,但如果说“我发现你每周来一次”,那么万一他每周来两次,他也不会抗拒你。

“我”字在这里体现了教练原则:“我”内心对你充满了支持、期待和信任,所以“我”给你指出这样的行为,是期待你去改变的。

在进行发展性反馈时,我有一个小建议,就是在行为描述之后直接讲影响,影响讲完直接讲期待改变的行为,要一气呵成地进行一个发展性反馈。

举个例子:

当你说:“我发现你过去每周只来了一次。”后面没有接着讲影响,这时对方可能就会解释这件事情,他说:“当然只能来一次,因为我有……的情况。”这时你的反馈很难再继续进行。

所以如果你希望对方改变行为,直接进行一个BID就可以了。

这里介绍一个场景,检验一下你有没有真正掌握发展性反馈:

明天你要交一份重要的报告给你的上级,但是你现在不在办公室,回去打印修正已经来不及了,所以你就找你的下属小王,让他帮你完成。

结果第二天一早,你发现报告里有很多错别字,于是你批评小王:“连这么简单的事都做不好,这么多错别字,你的眼睛是干什么用的?”

下属听到这样的批评,内心一定会有怨气。

如果你是一个教练型管理者,让你用发展性反馈的方式来做,你会怎么对你的下属说?

先不要看修改示例,自己独立思考一下,记住发展性反馈的步骤:行为、影响和期待。

修改示例:

“小王,报告我看了,我发现这份报告里有5处错别字。这些错误会降低报告的可信度,也会影响你的工作绩效,所以下次提交报告前请多核对一遍,以确保文字百分之百准确。”

这样来做发展性反馈,下属立即就明白错在哪里了,回去也可以马上知道哪些地方需要进行修正。

当下属很快就把报告修改好,再次把报告交到你手上的时候,你最好对他及时修正的行为做一个积极性反馈,这样就可以激励他强化自己的行为。

被管理者严重低估的好习惯!深刻影响员工积极性

使用发展性反馈时需要注意以下几点:

1.聚焦于对方的行为,描述对方说了什么或做了什么,同时期待的行为也要具体、可操作。

2.行为的影响不仅是针对他人和团队,更要针对个人。

3.给予发展性反馈要及时。

发展性反馈只有涉及他人可控的事情时才会有帮助。而当反馈是针对个人性格或者已经错过的时机时,反馈是无效的,因为即使对方想做些什么也做不到了。

在发展性反馈里,期待的行为一定要具体,而且一定要基于对方的能力,就是对方能做到的程度,千万不能期待对方完成一个根本不可能完成的任务,比如两年内销售额增加10倍。

如果你期待的行为是对方做不到的,那么就容易导致对方心情很失落。所以对别人的期待,一定要是对方通过努力能够完成的

关于作者:季益祥,著名领导力专家,专注于企业教练12年,行动教练创始人。

本文为“管理的常识”(ID:Guanlidechangshi)首发,摘编自《行动教练》,机械工业出版社出版。转载请与我们联系取得授权。



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本文信息参考自:中国人事考试网

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