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实战|业务管理+数字工具,前线主管完整的业务管理列表!

时间:2020-04-27 19:22 来源: 重庆118百科知识网 网址: www.cqrsksw.cn 编辑:小多

作者:邢仁宝

实战 | 业务管理+数字化工具,一线主管完整业务管理清单!

先通过一些案例了解现状:

小张做销售代表,由于在疫情期间积极主动的表现,销售经理决定提拔他为区域销售主管,管理6名销售代表,负责所在片区终端的日常拜访服务。

小张很激动,暗自下决定要再接再厉,带领团队再创佳绩,然而没有想到的是,管理团队跟自己做完全是两码事。

几个月下来,团队业绩不增反降,团队内部也是矛盾重重,自己不仅身体累,心更累,销售经理也多次找他谈话,开始质疑他的能力。小张到底经历了什么。

1. 最头疼的第一件事就是报表繁多。之前只看自己的表,现在要看6个人的表,而且还时不时的增加很多突发报表,每天三分之一的时间就是做表、看表、催表、分析表。

最要命的是公司表格都是手工统计,在微信群里手工粘贴,不是格式不对就是单位不对,业务员对填写数据心里很抵触觉得占用他们谈订单时间,经常胡乱一填就扔给他。

2. 主管对市场费用的投入负责,每个月初,小张就收到一摞又一摞的核销资料,需要他审核签字。

刚上任主管,小张对费用管理异常谨慎,每次都是认真审核协议、查看照片、核对签字。

但这么多的门店,小张做不到全部实地检查,看签字总觉得店老板的笔迹特别相似,问下面业务员,又都肯定的说是老板的签字,但他的心里总觉得特别没底,感觉这种流程有点流于形式。

3. 每天小张还要选择业务员进行路线拜访辅导,发现很多店内沟通及动手问题,会中肯地告诉业务员。

但是强调过多次的内容,下面业务就是不记,说已经调整过了,但小张觉得距离他提的要求还差的很远,这样的辅导方式让他感觉心有余力不足。

有些业代似乎总是毫无主动性、责任心可言,“打一鞭子走一步”,总在寻找领导检核工作的漏洞去偷懒。主管琐事缠身,业代却逍遥自在,工作漏洞百出。

4. 每天早会、晚会、突发的各种会,也经常打乱工作计划。

业务员也经常拿当拜访指标没完成的借口,尤其老员工,经常把这种消极的情绪表现出来,让有点斗志的年轻员工也开始抱怨。

老员工也经常不愿意帮助年轻员工,年轻员工得不到指导也开始模仿老员工,不求上进,年龄相仿的员工经常聚在一起刷抖音、打游戏,基本不谈工作的事情。

5. 虽然有员工培训,提升业务员的销售技能,但总是听得很热闹、做的时候不知道,而且也没有积极求知的态度,感觉无所谓,大家工资也差不了多少,几堂课也不会有多大差距。

对于提职加薪,新人也不抱多大希望,老人扛着较大的销量任务、占着核心的区域市场,心里觉得这是自己应得的专属福利。

小张也困惑不知如何下手改变这种状态,但他知道,员工的发展通道如果不能公平公正,整个团队的士气都不会得到提振。

-01-

影响业务团队管理的八个痛点(案例剖析)

销售主管是营销团队里面一个重要的职位,承担着落地营销策略,直接管理一线销售代表的重要职责,终端呈现、费用投放、竞品狙击、经销商库存释放等等,都与销售主管的管理能力有着更为直接的关系。

案例中小张遇到的问题,具有一定普遍性,笔者做一简单梳理分析,希望能给销售主管们一些启发。

1. 销售报表混乱繁多,相互交叉查询不便

销售管理离不开报表,个人及团队绩效都要通过一系列的过程指标及结果指标进行评估。所以对于报表,销售主管们应该勇于面对,不要逃避,这是基本的岗位技能,越往上发展,要求会更高。

其实快消行业的销售报表无外乎就那么几大类,销售目标达成报表、经销商进销存报表、终端铺货回转报表、业务路线拜访跟踪报表等等,剩下就是突发的一些市场调研或者领导临时的一些诉求。

销售主管应该集中一段时间做一个整理,分类别、分维度,同时仔细将每张报表能反映出的问题写出来,每个指标的合理范围是什么,超过范围的可能原因有哪些,还有这些报表填报的时候业务人员哪些地方容易出错,都记下来。

然后给业务人员集中培训强调,让他们不再机械的填报数据,也能清楚数字背后的含义,让团队的分析能力都能得到一次提升。

大家明白了每个表格的含义,提报的积极性也会提高,主管应对起来也能游刃有余,快速分析结果,快速跟踪决策。

2. 费用核销检核繁琐,签章审核漏洞百出

费用检核兑付要保证网点的真实存在、执行照片的真实可靠,同时还要得到终端老板对陈列检查结果、兑付的产品及数量的真实确认。

这一系列环节如果主管一一确认完,估计这一周就什么都不用干了。费用核销很重要,但如何实现费用管理的科学高效是需要有一套高效的流程,借助数字化工具的使用是最好的办法,将在本文第三部分阐述。

对于这个问题,首先需要建立严谨的业务人员财务纪律规范,对于查出问题的业务人员一律严惩、不得姑息。

销售主管要在日常的走访路线中对于费用投入网点就进行日常关注,做好实时记录,要保证费用网点的日常走访检核比例不得低于30%(根据负责区域大小进行调整)。

对于费用,大店要务必做到心中有数,同时最好还能向上跟销售经理沟通,建立联动财务等职能部门建立电话抽查机制,设立每个业务人员的诚信体系,对于出现问题的业务人员也能够引起重点关注。

3. 过程管理监督死板,改进提升缺乏评估

销售主管最核心的一块工作就是做好业务员执行过程的监督改进及提升。这里面涉及过程指标的跟进达成、终端机会点的洞察捕捉、竞品的有效应对、销售话术沟通技巧等内容。

管理方式除了业务员反馈报表数据的形式,还需要主管们每天下到市场,走访检查、跟着业务员实地观察指导。

但实际情况就像案例中的小张,反复强调的内容总是不能被业务员所重视,原因除了在绩效考核上的内容比重外,还有是传统的方式不能让业务员感受到改变的过程以及改变带来的业绩提升,他们总是认为主管只是理论性的说教。

所以主管们需要用数据或者行为的过程记录,来结合业绩的改变让业务人员真正意识到过程管理及技能提升的重要,这是最有效的方法,尤其对于现在90后、00后的员工,他们讨厌传统式的说教。

4. 作开展会议繁琐,低效奔波怨声一片

业务应该以销售工作为主,但现实中很多公司隔三差五的会议让业务员员很反感,尤其晨会一开就超时,业务员经常出办公室门就9点半10点,会议效果也不好。

主管一强调事情就喋喋不休、一大堆要求,没有重点,业务人员听得一头雾水,感觉啥也得干,量也得抓紧完、客户也得跑的勤、进店也得多动手。这样的碰头会议的效果可想而知。

流程是提升效率的重要方法,常规会议几点开、几点结束、包含哪些板块内容(数据分析、问题沟通、工作布置等),各版块的时间是多久、每天的工作重点不超3点,会议前相关人员需要准备什么资料;

根据会议的类型是不是可以有不同的方式进行,语音会议、视频会议,不需要全员都回到办公室的会议就不要过多占用业务人员的路线时间,这是销售管理最基本的原则。

5. 价值差异各思所求,老人卖老,新人不服

对人的管理也是销售主管的必修课,论年龄比主管还大,论资历比主管还老,你怎么管?新来的又不可能天天盯着,万一被主管带偏了怎么办,他们遇到问题,老人爱答不理怎么处理?

对于这类问题,作为新上任主管就需要调整好心态,同时多读一些选人、用人、管人的历史案例或者管理类书籍,多了解各个年龄段的人的生活状态及关注点,尽可能地深入了解他们内心诉求。

在管理中,要在最合适的时机、用最合适的方法、真正触达他们的内心。

当然,也有一些经验分享给大家。比如会议等公众场合对于新人表现出的积极行为要及时给与肯定及鼓励,要就他所做的事情,对比之前有什么创新、对比其他人是不是更用心、更坚持等等,表扬要具体,让其他人知道哪些行为是值得鼓励的。

对于资历老的员工,要多顾及他的面子,放大他的正能量行为,哪怕是仅仅给新员工解释一个小问题,也可以拿到会上进行鼓励。同时要注意一个原则,当面鼓励,背后批评,在细节上给予更多的尊重。

6. 员工培训流于形式,专业技能提升缓慢

大部分的企业对于销售团队的培训较为正式的就是入职的培训,后期基本依赖于主管的日常辅导,或者团队内部的相互学习提升。

对于市场竞争愈发激烈的当下,这样的学习速度是不够的,传统的方式业务人员都是被动学习,也没有针对每个业务人员不同的能力进行差异化、针对性的培训,效果是不理想的。

如何激发团队主动的学习态度,并对培训学习效果进行有效评估,这应该是主管思考的方向。这一过程的实现就需要借助数字化工具,制定相匹配的管理制度及激励机制,来引导强化员工对于培训的关注度及自身业务能力的提升。

7. 团队发展缺乏依据,梯队建设没有章法

“铁打的营盘,流水的兵”,每个员工都不愿意在一个没有发展的位置干太久,尤其是销售,每天在市场上跑,别的厂家给到什么样的待遇,每天干什么样的活,心里一清二楚,对比之后,发现团队没有发展,还干的累,他肯定会心生退念。

所以,销售团队必须要有公平、可量化的梯队管理机制,让每个人随时能看到自己的位置,做得好的同事是什么水平,拿到了什么待遇及发展。

不断的对比刺激,让每个人都能行动起来,向先进靠拢,在出现提职加薪机会的时候,能够公平的按照日常工作表现进行选择,让团队真正感受到公司给与公正平台及发展机会。

8. 团队活力激活困难,沟通交流节拍不合

销售是压力较大的一项工作,工作中除了每天要应对各类客户的横眉冷对,还要有日复一日的销售指标,这月好不容易完了,下个月又开始了。

所以抱怨、烦躁、无奈的情绪在所难免,但是作为团队第一负责人,这个时候是需要你来改变大家的这个状态的,需要你充分调动起团队的活力,让大家能在轻松、充满激情的氛围中找到工作的乐趣及方向。

这也是需要主管们潜心去学习提升的,要学会借力,结合每个人的性格爱好,找到能够引起大家共鸣的兴趣及爱好。

-02-

如何借助数字化工具进行团队管理

针对销售主管在日常工作中出现的八类问题,可以借助数字化工具进行针对性的解决,帮助刚上任的小张梳理问题,在快速提升团队执行表现及内在活力的过程中,让自己的管理能力也得到迅速提升。

1. 利用数字化工具实现报表的快速提报查询及分析

销售主管手机上的SFA小程序,最基本的功能是业务员各类销售数据的查询分析,但这个前提是一线业务人员也通过数字化工具对各类终端执行销售数据完成了精准的采集(此部分内容可阅读笔者之前文章《实战|拜访八步骤+数字化工具,一线业务员完整拜访清单解析!》)。

业务代表实时拜访数据上传完成后,系统就会在后台按照预先设定的各类报表快速进行汇总运算,在销售主管的销售报表查询模块下,看到各类报表,且是实时的数据,方便主管能够快速直观的了解到各成员各项指标达成情况。

如果上级需要看报表,销售主管也可以增加上自己对数据的理解分析,然后点击发送,系统会将数据表及主管的分析评估意见进行合并,一起发送到业务经理的微信上。

对于临时出现的报表,销售主管可以在新增任务的模块下,瞬间把报表需求发送到业务人员SFA系统内,同时微信通知大家填写目的及要求。

通过这样的方式可以快速将任务分派,在路线拜访中完成数据填写上传,后台会实时把数据汇总反馈给主管,主管就省去了整理填写的繁琐。

2. 利用数字化工具提升市场费用检核审批效率

费用检核是一个单独模块,有两个功能:一是主管实地走访市场时对费用网点的检核打分;另一个是对业务人员核销资料提报的审批。

系统会在业务员与终端签订费用协议后,实时在后台把该店明细及位置信息发送,当主管带着手机到达这些门店位置后,点击这家店的信息便会弹出。

包含费用协议内容,主管可以对照费用协议内容对门店实际执行情况进行拍照,上传后,系统通过AI识别排面数量等信息,并与协议比对,即时得出分数,并记录在系统中。

业务员会在每月第一周完成费用网点核销资料的系统提报,包含每次拜访的照片及得分、终端店主在系统中的电子签字确认。

对主管没有走访到的门店,系统会根据业务员每周拜访上传的照片得分进行平均,打出相对合理的分数,主管这时只要点击通过,费用就直接流转到公司的财务系统了。

通过数字化工具的使用,把费用检核审批放到日常工作中,既提升了日常工作的目标性,又提升了这项工作的严谨性,大大提升主管费用管理效率。

3. 利用数字化工具优化路线辅导管理效果

销售主管对于业务员在路线拜访上的辅导也可以借助数字化工具。销售主管在陪同业务代表拜访时,进入到执行分析菜单,然后拍摄店内各个陈列位置的照片,点击上传。

系统会自动与业代前三次拜访该店拍摄的照片对比,利用AI进行排面数量的识别,然后系统会画出一条曲线图,反映这家店业务人员相应位置几次拜访动手执行的效果。此时,主管便可以有针对性的对店内陈列进行指导。

当然店内的辅导远不止陈列,还有销售技巧、沟通话术、竞品排挤等内容,销售主管可以拿起手机,点击协访拜访辅导,指出业代存在的问题。

业代每次拜访这家店,系统会弹出主管强调的问题,只有当主管下次协访时,对业代之前的问题确认改善后,点击问题消除,这个提示才会在业代下次的拜访中消失。

消失的时候,业代还会受到一个改善绩效提示,告诉业务员行动改善的时间段内,终端业绩提升的数量比例是多少,再次强化主管对业务代表辅导效果的作用。

4. 利用数字化工具提升会议管理效率

会议管理是数字化工具应用的重要范畴。销售主管及销售代表的手机SFA系统中均有会议管理模块,主管召开小组会议,可以点击发起会议。

提前设定会议时间、会议内容、参会人员、预计会议时间,同时可以将会议资料提前上传,便于开会同事提前阅读会议资料,提升会议效率。

设定完成后,业务代表的手机上就会弹出会议提醒,点击确认参会后,信息就会迅速反馈给主管。

在销售旺季,为了业务代表能将更多的时间分配在市场上,可以利用数字化工具灵活的进行会议开展。

业务人员不必每天到办公室报到,早晨可以从家直接到售点,晚上也可以直接回家,给到团队一定的空间及信任度,只要每天该沟通的内容沟通到,团队的士气是会更高涨的。

5. 利用数字化工具搭建员工梯队发展架构

通过工具,量化员工的日常表现,为销售主管搭建合理的员工晋升发展梯队建立依据,真正建立起公平、公正、公开的团队发展氛围。

每个员工从入职开始会被定义一种类似游戏的角色,比如青铜战士,随着入职时间、销售业绩、自我学习积分等的不同,系统后台会自己换算累计分数。

在规定的考核时间内达到相应分数后,就会升级为下一级的角色:白银战士,升级后的白银战士在相关指标的考核中,加分比青铜战士更多一点,比如连续三个月完成业绩,青铜战士会加10分,白银战士会加15分。

这样的机制下,每个员工都在努力往更高的阶层发展,尽可能做好所有的基础动作来获得加分。

当然,对于只在乎每个月奖金的员工,也可以不关注其他项目,他们每个月的钱也按照绩效能够拿到,但是在遇到升职加薪的时候,他们就没有了优势。

机制里,主管是有一个特殊加分权限的,对在阶段性工作中做出较大贡献的员工,主管可以进行打赏。

比如,在销售旺季,有一家重要客户,公认的很难搞定,但是这个员工不放弃,最终拿下了这个客户,那么主管就可以奖励他一个魔法石道具,这个道具可以放在任何一个指标考核上,让得分立刻翻倍。

每个月还会将所有员工进行一次排名榜单的公布,对于排在第一的员工还会得到一枚战绩勋章,可以兑换成现金。

用年轻人喜欢的方式,把繁琐变成有趣,把压力变成动力,主管一路带领着大家打怪升级,充分建立起正能量的工作氛围。

6. 利用数字化工具激发团队工作活力

在激发团队活力上,数字化工具也有着非常强大的应用场景。

比如针对每个阶段的核心工作,主管可以使用数字化工具中的“激活模块”,点开后,会看到里面还有很多的功能菜单。

第一个是答题PK,主管可以把这个阶段需要注意的问题、销售人员经常犯错的点设置成一道道题目。

然后系统会在每个业务人员系统中发起答题PK赛,让所有人以轻松的方式把常见问题及解决办法记到心里,通过得分主管也能了解到团队每个人的理解程度。

“激活模块”下还有直播的选项,主管可以邀请某一位做的好的业务人员给大家进行一次直播分享,其他同事可以在线打赏,这些打赏的礼品都会转换成这个业务员的个人积分,推动他更快的发展。

其他人也能在直播中充分学习到经验,感受到领导给与的这种荣耀,主管也可以邀请到更高层的领导进入直播室,提升分享的仪式感,感受高层的鼓励。

此外,还有一个挑战赛的选项,每个业代都可以发起,可以针对团队中的任何人,可以自己选择挑战的内容。

比如挑战一个星期内堆箱陈列的数量及质量,设置好具体的挑战项目后,对方点击“应战”,这时候擂台就搭了起来。

所有人都可以每天看到战况,进行鼓气加油。如果挑战成功,发起人可以获得3倍的打擂积分,被挑战人扣减2倍打擂积分;如果挑战失败,被挑战人可以获得3倍的打擂积分,发起人扣减2倍打擂积分。

主管层级是销售战术落地的关键,能不能靠着有限的弹药带领一线业务人员在竞争白热化的当下建立起自己的优势地位,能不能让每个团队成员在战斗中各显其能,实现优势互补的同时,培养出能力出众的后备力量,是每一个销售主管的终极目标及使命。

工欲善其事,必先利其器。每一个销售主管快速学习积累管理经验是必不可少的,但如果能借力数字化信息时代的一些管理工具,将如虎添翼,快人一步抢占市场制高点也将更加容易。



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本文信息参考自:中国人事考试网

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