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偷偷掌握这10种向上汇报的技巧,不要让领导知道

时间:2020-04-28 11:09 来源: 重庆118百科知识网 网址: www.cqrsksw.cn 编辑:小多

偷偷掌握这10条向上汇报技巧,不要让领导知道

今天文章有点长,所以就直接开门见山:如何向上级汇报工作内容。

一共十个建议,都是血泪教训。

01 汇报数据前要清楚五个情况

领导经常会让我们统计一些数据。

完成这份工作后,我们一般拿着结果就去汇报了。但其实最好做点功课,保证能够应对领导的提问。

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1.数据的均值情况。

这相当于把搜集信息的对象当做一个整体,然后看其画像。

比如搜集了一群人的信息,那么可以得到平均年龄是多少、平均购买金额是多少等均值情况。

2.数据的极值情况。

这可以看到一些典型个案。比如购买者中,年龄最大的是谁,年龄最小的是谁。分析背后的原因,可能带来一些有价值的发现,比如为什么他会购买?是不是有机会延展客户群?

3.数据与领导的相关性。

比如汇报全国的情况,可能领导之前在某个城市呆过,或者家乡是另一个城市,那么可以重点关注一下这些城市的数据。

4.数据可能揭示的结论。

数据的价值在于,它是决策的依据。所以最好能从中提炼出有价值的内容,然后帮助领导解决他关心的问题。

比如领导在意离职率,分析数据得知,离职率最高的年份是第X年,然后那年又是员工绩效改善的时候,那么必须提早介入(培养和关怀),保证公司的培养能真正变成效益。

5.其他数据信息。

比如信息源,竞争对手情况,去年的情况,预测未来的情况。

——总之,不要当一个纯粹的搬运工,做信息的整合者和分析者,最好是问题的解决者。

02 不要做「老板怕的人」。

认识一个朋友,这人很有汇报技巧。

他会有意识地准备一些「良性汇报材料」,找领导沟通工作时,手上总有货。

比如完成的某个材料,做出的某个成绩,或者竞争对手的对标分析,在找领导时,会带上。这样,在领导面前,他的出现,总是意味着有好消息,或者有价值的消息。

即使偶尔有坏消息,领导也不会对他产生太坏的感知。

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也认识另一类朋友,每次去沟通,都是出了问题,需要领导支持救火。以至于领导都怕他,感觉来了就没有好事。

就像一个老友,每次找你都是借钱,你应该也想把他拉黑吧。

——所以,你的积累、选择和排列,决定了感知。而感知带来的是态度,态度决定的是心情,心情最后带来的是决策的偏好。

03 当领导问「你觉得呢」,答案不只是「我觉得…」。

因为「你觉得」的本质,要么是判断题,要么是选择题。

无论是哪类题,回答的核心都是「标准」。

比如录不录用一个人,标准就是胜不胜任这个岗位。子标准就是他有没有相关经历,他有没有需要的能力,他有没有对应的潜质(适不适合把这件事做好),他有没有意愿(想把这件事做好)。

又比如要不要买一款新手机,标准就是需求。一方面是能力,买得起;另一方面是意愿,就是真的想买,它的品牌、功能打动了自己。

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如果想不到这么多结构化的理由,该怎么办?

看看竞争对手。

我们小学的时候不经常这么做的吗?

「妈妈,给我买个文曲星吧?」

「为什么?」

「因为,我们班前三名都在用。」

恩,看起来蛮有道理的。

——所以,对每个选择,都要给出标准。

04 不要说「我不行」。

管理者最讨厌三个字,莫过于:我不行。

原因有二:

第一,这个语气,容易让人归因于「意愿问题」,即不想做。

第二,这容易让人质疑你的能力。因为大多数情况下,在布置工作时,其实也大概知道它成功的可能性,大体上都是探一探能达到的目标。

那么,最合适的回答是什么?

我需要什么资源。

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这句话的内涵是:我愿意去做,但需要什么支持。也就是说,把自己和团队负责人的利益绑定——坐上了同一艘船。

一旦这个设定成功,接下来讨论的就是预算、人手和渠道等支持条件。

既然目标一致,那肯定会给予对应的帮助。而如果结果不尽如人意,也不只是自己的责任。

——总之,作为下属,很少有选择做什么的权利,但有尽量让自己不那么被动的方法。

05 有问题就马上说。

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对于很多职场新人来说,习惯于闷头做事。遇到问题,也想要自己去扛。等到火烧眉头的时候,才生无可恋地去汇报。

其实,一般情况下,领导在交待工作的时候,也预留了 Plan B 。但是, Plan B 要落地,需要有前提条件:比如时间充足,比如事情还不太糟。

如果等到火把所有的前提条件也烧掉,结果就是一起粉身碎骨。奥,不,一般是执行者死得更透彻。

——所以,如果遇到问题,及时汇报。

06 准备好方案再沟通。

当然,汇报前,自己也要有方案,而不是:领导不好了……

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这张图片是知识星球「曹将和朋友们」里一个朋友分享的,上面两行字非常突出:

遇到问题先想好三个解决方案再敲门!

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为什么准备方案很重要?

第一,节省领导的时间。就像选择题总会比问答题更容易回答。

第二,提供思路引导。突然接到一个新问题,很多时候都无从下手。而有了你的方案后,可以根据它进行延展。

比如「你想吃什么」,很多时候还真的很难马上给出答案。

但是,如果改成「你想吃日料还是火锅」,这时候如果是想吃火锅,会马上给出答案(节省时间)。

如果两者都不想吃,那大脑中大概会形成一套标准,比如「不想太辣」「不想生冷」,那么也会有大概的方向,比如吃粤菜。

——总之,让领导轻松,也就是让自己轻松。

07 除了「嗯嗯」,也要「确认」。

在跟上级沟通时,有个重要的环节不能遗漏:确认待办事项。

因为在沟通的过程中,他会假设,自己说的每个要求,在你「嗯嗯」的时候,都已经被记录下来。之后,便会按照这个假设,来检视你的成果。

而大多数情况,我们的记录总是有遗漏。这个信息差就容易导致他的不满:

我不是说过吗?

所以,最好的方式是,在沟通结束后,总结一下:

领导,那接下来我就重点完成这几件事对吧……①……②……③……

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他如果还有补充,那就加进来。

——确认过,再完成,就更加稳妥。

08 及时汇报进度,看不看是领导的事,报不报是你的事。

同事带的新人会每天发来当日总结和明日计划。

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其实她并没有要求对方每天汇报,但是对方会发来当日完成内容和明天计划。

同事说,虽然自己不一定每条都细看,但是这个汇报有三个作用:

第一,如果某天对某个项目的进度有疑问,会马上看看这个日报。

第二,她可以大概了解清楚小朋友的工作情况,如果发现有些地方推动困难,会马上介入。

第三,她觉得很安心,因为这孩子靠谱。

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是的,我们总会觉得很多事情很形式化。但是,贴标签前,请先明确它背后的逻辑。如果形式与目的契合,那么就接受。否则,什么都用「没必要」来敷衍,那最后自己也容易被敷衍。

——为了不被敷衍,请及时汇报工作进度。

09 准备摘要。

一位朋友在汇报工作时,有个特别的习惯。那就是会同时准备一份汇报材料和一张便利贴,写清楚核心观点。

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为什么选择便利贴?

1.便利贴很小,所以他必须将内容浓缩成几句话。这样,如果领导时间不够,那么就可以长话短说:领导,今天主要汇报三件事,第一…第二…第三…

2.如果领导时间紧张,说把材料留下他之后看。那么他就会把便利贴贴在材料前,领导可以快速提纲挈领。

确实很赞!

——汇报前准备好摘要,自己清楚,他人轻松。

10 多一根筋,了解领导的习惯。

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我们总会发现,有些人报事成功率就是更高,有的人就是容易受挫。

背后的一个重要原因,就是:不了解领导的状态。说人话就是,不懂得察言观色。

比如,有些公司有午休的习惯,那么最好不要在午休刚结束时汇报工作。因为这时候领导一般状态不好,甚至可能有起床气。心情不好,自然难以达成共识,特别是一些复杂的内容。

又比如,有的领导性格比较急,那么他布置的工作必须尽快有初稿,来不及打磨到完美,八九成即需要呈现。而另外有的领导很仔细,那么就不要犯一些低级错误,比如排版问题,比如措辞问题。

再比如,有的领导非常在意面子,那么就不要当面顶撞,即使你有很完整的论据。有的领导比较直接,那就开门见山,说明清楚需要他的什么支持和为什么。

——这背后,是对上司的习惯的把握,以及对上司性格的理解。毕竟,他也是人。

以上便是跟上级汇报的 10 个建议。

我们做个归类:

01 心态上

· 有问题马上说。不要总是闷着头自己去扛,可能扛得粉身碎骨,还拖累他人。

· 及时汇报进度。看不看是他的事,做不做是你的事。

02 汇报前

· 理解汇报材料。如果是数据,要清楚均值情况、极端值情况、与领导相关的信息、数据的结论、其他关联信息等。

· 提炼汇报材料。可以总结出摘要。

· 给出自己判断让领导做选择题。

· 了解领导习惯。知道什么时候汇报更好,用什么方式汇报更佳。

03 汇报中

· 准备些好消息。不要让自己成为「老板怕的人」。

· 不要说我不行。而说「要做好这件事需要什么资源」。

· 记得要做确认。确认清楚接下来要做哪些事,什么时候完成。

· 要有一套标准。为什么做这件事,不是「我觉得」,而是「在这几个维度下,它更能解决问题」。

总之,汇报的终极的目标是:他好,我也好。

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曹将公众号三年精华合辑》-150篇



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本文信息参考自:中国人事考试网

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