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“图形处理能力”:告别凌乱的办公环境!这三种方法简单易用。

时间:2020-04-28 11:46 来源: 重庆118百科知识网 网址: www.cqrsksw.cn 编辑:小多

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《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

大家好呀~

今天,灵遥将为你带来一本新书,名字叫做《图解整理力:快速学会49种整理技能》。

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

你有没有遇到过这种情况:

明明记得把东西放在了桌子上,却怎么都找不到;文件和资料从不规整,找起来的时候总是毫无头绪;电子邮箱,或是微信聊天列表里,总有许多小红点;接到工作安排后常常会下意识地拖拉,不到火烧眉毛的那一刻,总是提不起精神……

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

如果你有上述问题,并不是初老期已经来临了,而是因为你的「整理力」还不够犀利。待你和灵遥一起读完了这本《图解整理力:快速学会49种整理技能》后,你将发现这些问题,都不再是问题~

01.

整理力究竟是什么?

一提到整理力,很多人都会联想到打扫一下房间卫生,或是把桌子上的东西收拾一下。其实,整理力包括的远不止这些,它更多的是一种合理规划,有效利用资源的能力。

比方说,在接到了任务安排后,一个整理力强的人便会立即拿出手机,或者纸笔,把它给记录下来,而不是任由把它给放在脑子里。

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

图 | 《图解整理力》

因为,一方面,我们每天的精力是有限的,如果把时间都放在了记忆这些零碎的小事上,就会让我们的大脑感到很疲惫,没有办法去思考那些真正重要的事情;另一方面,一件事情只是停留在我们脑海里的时候,我们往往很难直观地看到自己接下来到底有多少任务要忙,于是常常是到了最后关头才发现,「糟糕,我干不完了」。

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因此,我们如果想要更游刃有余地去处理生活里的事情,便要有把它给写下来的意识,先明白有多少要做,然后再按照轻重缓急去办。这样的一个思考和行动过程,便是这本书的作者想要教给我们的「整理力」了。

接下来的内容,我们将主要从纸质文件整理、电子文件整理、办公桌面整理这三个方面,来看看如何通过整理,提高工作效率的。

02.

如何有效地整理纸质文件?

在公司里上班的时候,如何管理好成堆的办公文件,其实考验的便是一个人的「整理力」。

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因为纸质文件,它们大多处在一个需要被反复查阅的状态,你作为一个整理者,除了要它们规规矩矩地收在一起,还需要让它们能够在需要时,被一下子给找出来。

具体来说,你便可以制作一份一目了然的索引,在将纷繁复杂的文件进行分门别类收纳管理的同时,理清思路,对文件内容做到心知肚明。

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图 | 《图解整理力》

那么,如何制作一份一目了然的索引呢?这里一共有四个步骤。

第一个,是列出主要文件的类型。

比如,灵遥在公众号里面解读过的书,在我个人的文件里,便分为了「个人成长」和「为人处世」两个部分。这本《图解整理力》便毫无疑问是该归在第一个文件夹里的。

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

第二个,是命名不同的类型,并制作标签。

对我来说,因为我是每一本书,至少写一篇拆解稿,因此,为了便于区分,我在进行文件管理时,便直接采取了「名字+日期」的形式。比如,这一篇文章,就属于「图解整理力 - 0427」这个文件夹里。

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第三个,是按照标签开始制作文件索引目录。

这里我的理解是一个大的目录,大家可以参考「公众号」左边栏目的「书海泛舟」,里面有一个我以前做的图书目录。

第四个,是把索引目录贴在文件柜最显眼的位置,使得自己一眼便能够看到。

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

图 | 我电脑桌面的一角

这里,我还有一个小建议,便是按照「项目周期」来管理文件。

比方说,我以前做研究员的时候,便会有确定主题、列提纲、收集资料、写初稿、提交领导后修改、完善稿子、终稿提交的过程。

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那么,我在管理文件时,同样也会按照这个顺序依次排列文件,这样即便是要把项目移交给别的同事,他/她也能够明白这个项目做到了哪一步,非常适合做项目的小伙伴~

02.

如何有效地整理电脑文件?

在学会了如何利用索引整理纷繁复杂的纸质文件后,我们便可以把目光转向我们工作中更经常使用的电脑了。

在电子化普及的今天,很多公司都开始采取无纸化办公的方式,利用邮件和群来互发文件。再加上时不时领导发到群里的一条需要大家收藏阅读的链接,我们电脑里便会堆积许许多多的文件、文件夹和快捷方式。

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虽然,电脑的检索和链接速度已经非常快了,但是,灵遥依旧会觉得,你如果每天能够抽出3-5分钟的时间对当日的文件进行分类管理,那么,无论是做方案,写总结,还是移交工作都会非常便利。

那么,关于电脑文件的整理,作者都有哪些小窍门呢?

第一个,是桌面图标不要超过三排。

毫无疑问,我们都喜欢从桌面直接找文件,但是,桌面上的文件如果太多了,那么找起来真的会相当费神呢~

因此,你最好养成一个文件归类的好习惯,把文件打包起来,桌面只保留正在进行的项目,和工作必需的文件。

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第二个,是文件夹不超过三层。

虽然文件夹可以一直新建子文件夹,但是,太过于复杂结构,只会增加使用和记忆难度。一不小心,你重要的资料就淹没在了一层又一层的文件夹里。

因此,从现在开始,养成文件夹最多不超过3层的习惯,在目光所及范围内横向平铺,对工作一目了然吧。

第三个,是文件更新后旧版本应该及时删除。

软件的更新换代是经常发生的事情,文件也会不断地修改。为了不占用你的硬盘空间,拖慢你电脑运行的速度,请及时删去旧的安装包吧。

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说完了文件的整理后,我们来看看发邮件/信息时,如何才能够减轻对方的阅读压力,得到尽快答复。

在工作中,邮件是我们最常用到的工作汇报工具。但是,标题不清的邮件,和太长的正文,对接收者来说,真的很不友好哟~

因此,你在发邮件时,不妨做到下面三件事:

  1. 一封邮件只说一件事,在「主题」位置写清楚;
  2. 加入【重要】【急】【很急】等小标记,来提醒收件人,让对方意识到该邮件紧迫性;
  3. 内容短小精干,直奔主题,不写废话、套话;
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图 | 《图解整理力》

04.

如何整理出良好的工作环境?

说完了纸质文件和电脑文件的整理后,我们最后来说一下如何收拾出一张能提高工作效率的办公桌子。

在电视剧里,我们常常会看看到,主人公为了表达自己工作的繁忙,会在办公桌前堆满文件,贴满便利贴……

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实际上,这样的状态更加容易让人忙中出错。因为,办公桌的杂乱感,常常会让你心乱如麻,很难进入到心流状态。

因此,整理办公桌的第一步,便是要按照不同区域划分,为不同区域赋予不同的用途,让自己能够一下子找到需要的东西。

接下来,我们来看看办公桌的六个区域分别都该如何规划:

《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

图 | 《图解整理力》

  1. 桌面:这是我们最常用的地方,请尽量保持桌面的整洁,给它足够的空间;
  2. 右侧最上面的抽屉:这是最顺手的一个收纳位置,我们可以把签字笔、笔记本、U盘、各类数据线等最常用的东西放在这里;
  3. 右侧中间区域:这里可以放一些个人用品,如,小零食、花果茶、卫生用品、备用药品等等;
  4. 右侧最下面的抽屉:由于这个抽屉的使用频率不会本高,建议放一块午休小毛毯,或是一双轻便的平底鞋;
  5. 正下方抽屉:发放一些重要的文件;
  6. 桌底:保持干净清爽,不要侵占空间。

也许,你也读到这里后,依旧会觉得,「哎呀,我每天有那么多文件要管理,做不到呀~」

其实不然,正如同你不会一天把你家里的全部衣服穿出门一样,你同样也不会同时用到全部文件。那么,你为什么不考虑先把不用的文件给存放起来,不要放在办公桌上,让你做什么事情都束手束脚的呢?

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《图解整理力》:告别了凌乱的办公环境!这3个方法,简单又好用

图 | 《图解整理力》

以上,便是全书的内容。

好的工作习惯,是提高工作效率的保证。你如果常常发现自己工作效率低下,丢三落四,每天宛如被生活逼着往前,那么,不妨在下班前对照着这篇文章的内容,整理一下你的办公桌和电脑桌面,让你的工作环境先清爽起来吧~

祝好!

注:图片来自网络,如有侵权,请联系作者删除

文 | 武灵遥,一位践行着「日读书一本,日更文一篇」的职业读书人,本文首发于个人公众号:书语人间(syrjjy)



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本文信息参考自:中国人事考试网

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